Virtual Office dalam Bisnis, Keunggulan & Kekurangannya

Bisnis 45 Update: 20/06/2024

Kantor virtual adalah suatu bentuk aplikasi layanan perkantoran virtual yang berfungsi secara online. Struktur operasional dan fungsional kantor virtual memungkinkan pengusaha dan karyawan bekerja dari berbagai lokasi. Melalui pemanfaatan teknologi komputer seperti laptop, telepon seluler, dan situs internet, kantor virtual atau virtual office menjadi konsep yang semakin populer di dunia bisnis modern.

Dari aspek legalitas, dasar hukum pemanfaatan model bisnis menggunakan kantor virtual tunduk pada peraturan perundang-undangan yang berlaku seperti misalnya Undang-Undang Nomor 40 2007 tentang Perseroan Terbatas dan Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 tentang Zonasi.

Ini menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin memiliki alamat bisnis representatif tanpa harus menyewa kantor fisik. Kantor virtual memberi akses sesuai permintaan ke layanan pemerintah, alamat resmi, dan bahkan ruang konferensi tanpa biaya menyewa atau mengoperasikan kantor fisik..

Berkat digitalisasi, kantor virtual mulai bermunculan dan menjadi favorit para wirausahawan baru di kota-kota besar. Itu karena seluruh anggota tim jarak jauh dapat terhubung dan bekerja secara real time. Ingin tahu lebih banyak? Simak artikel berikut ini selengkapnya!

Apa itu Virtual Office?

Dalam praktiknya, bisnis yang menggunakan layanan ini masih terdaftar sebagai usaha sah, tetapi tidak memiliki ruang kantor di gedung atau lokasi di alamat tersebut. Seluruh aktivitas bisnis dilakukan secara virtual (melalui dunia maya), sehingga memungkinkan karyawan bekerja secara jarak jauh.

Layanan kantor virtual mencakup berbagai layanan kantor meskipun Anda tidak memiliki kantor fisik. Layanan ini biasanya mencakup pemrosesan dokumen/surat/paket yang dikirim ke alamat bisnis, menangani panggilan telepon/pesan suara, dan menyediakan ruang konferensi jika diperlukan.

Kantor virtual ideal untuk bisnis yang sedang berkembang dan membutuhkan alamat bisnis, bisnis yang ingin menghemat biaya operasional dan sewa kantor, bisnis yang ingin mengurangi jumlah karyawan di kantornya, bisnis yang memiliki tim yang bekerja jarak jauh, dan bisnis yang menawarkan layanan kelas satu. Sehingga model bisnis semacam ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin menyenangkan pelanggannya.

Selain lokasi kantor yang strategis, virtual office menawarkan berbagai fasilitas yang dapat menunjang aktivitas bisnis/kantor seperti layanan resepsionis, layanan komunikasi, penggunaan ruang pertemuan, sistem telepon ekstensi, penggunaan ruang podcast, dan lain-lain tentu menarik bagi para wirausahawan muda.

Dan yang perlu Anda lakukan hanyalah fokus menjalankan bisnis Anda dan mengandalkan peralatan kantor virtual untuk menangani urusan perusahaan. Penggunaan kantor virtual sangat cocok bagi perusahaan yang baru mendirikan usahanya dan masih memiliki jumlah karyawan yang sedikit, sehingga memungkinkan karyawan untuk bekerja secara fleksibel, dimanapun lokasinya (dapat bekerja dari mana saja).

Dengan menggunakan kantor virtual, Anda dapat menghemat biaya operasional dan administrasi dibandingkan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual juga cocok untuk bisnis yang tidak berlokasi di kawasan komersial seperti kawasan perumahan. Meskipun Anda dapat memiliki kantor di lokasi/zona mana pun, kantor virtual mempermudah proses pra-persetujuan untuk perusahaan Anda karena alamat perusahaan secara sah berada dalam zona komersial.

Keunggulan Virtual Office

Lokasi Strategis

Dalam menyewa kantor virtual, penyewa tidak dapat memiliki kantor fisik, namun penyewa kantor virtual dapat memiliki alamat kantor virtual yang terletak di kawasan bisnis yang strategis dan terkenal. Sehingga citra perusahaan pasti akan lebih baik dibandingkan perusahaan lain di industri yang sama atau kompetitor yang berlokasi di lokasi strategis yang lebih rendah. Karena bisnis Anda berada di lokasi yang strategis dan dikenal banyak orang, Anda akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan masyarakat dan calon konsumen.

Biaya Sewa Murah

Tahukah Anda bahwa memiliki kantor di lokasi yang strategis dan bergengsi tentunya membutuhkan modal yang tidak sedikit. Harga sewa berbagai jenis real estat, termasuk properti perkantoran, terus meningkat dari waktu ke waktu, terutama di lokasi-lokasi strategis, terutama di pusat bisnis dan komersial perkotaan.

Oleh karena itu, memiliki kantor virtual merupakan solusi tepat bagi para pebisnis yang membutuhkan biaya sewa lebih terjangkau namun tetap ingin memiliki lokasi dan fasilitas yang strategis untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya. Tentu saja hal ini akan lebih menghemat uang Anda dan perusahaan saat menjalankan bisnis.

Penghematan Biaya Operasional

Bandingkan jika Anda membangun gedung perkantoran sendiri, tentu akan ada biaya pemasangan awal seperti renovasi gedung dan ruangan serta menyiapkan peralatan kerja seperti meja, kursi, dan komputer.

Sedangkan jika perusahaan Anda sudah berjalan, tentunya Anda juga harus membayar biaya operasional perusahaan yang sedang berjalan setiap bulannya,

seperti: Contoh: tagihan listrik, tagihan telepon, tagihan internet, tagihan air, dan biaya tambahan lainnya. Tentu saja, kantor Anda kemungkinan besar memiliki karyawan atau tim yang bersedia bekerja lembur sementara jam pembangunan terbatas, dan akibatnya, kantor Anda akan menerima upah lembur dari pengelola gedung.

Hal ini dapat dihindari jika Anda bekerja di kantor virtual dan tidak perlu khawatir lagi dengan upah lembur seperti itu.

Kekurangan Virtual Office

Virtual office mempunyai banyak kelebihan, namun ada juga kekurangannya seperti berikut ini.

Ambiguitas Jam Kerja

Kantor virtual adalah ruang kerja yang digunakan sepenuhnya secara virtual. Jam kerja tidak bisa ditegakkan secara ketat. Khususnya, jika karyawan meremehkan jam kerjanya, misalnya, mereka mungkin mulai bekerja pada siang hari atau tengah malam. Berbeda dengan pekerjaan kantoran yang mana Anda bisa melihat jam kerja Anda dengan jelas.

Hubungan Antar Pegawai Kurang Erat

Bekerja jarak jauh jelas membatasi interaksi antar karyawan. Komunikasi mungkin lebih lancar di WhatsApp dan platform lainnya, namun tentu tidak akan lebih lancar dalam pertemuan tatap muka. Selain itu, komunikasi jelas berorientasi pada pekerjaan dan tidak memiliki koneksi pribadi.

Kurangnya Produktivitas
Salah satu resiko dan kekurangan lainnya adalah berkurangnya produktivitas yang ditimbulkan oleh ekosistem kerja virtual karena adanya potensi-potensi kejenuhan dan kebosanan. Bekerja dari rumah saja, interaksi virtual, dan suasana santai dapat dengan mudah menurunkan produktivitas karyawan dan berdampak pada pekerjaan.

Author by: Yayang Nanda Budiman